Решение Гродненского областного исполнительного комитета от 3 августа 2005 г. №428
"Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан в Гродненском областном исполнительном комитете"
РЕШЕНИЕ ГРОДНЕНСКОГО ОБЛАСТНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
3 августа 2005 г. № 428
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С
ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ГРОДНЕНСКОМ ОБЛАСТНОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года
«Об обращениях граждан» в редакцииЗакона Республики Беларусь от 1
ноября 2004 года, постановления Совета Министров Республики Беларусь
от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения
делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах,
иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с
обращениями граждан» Гродненский областной исполнительный комитет
РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с
обращениями граждан в Гродненском областном исполнительном комитете.
2. Гродненскому городскому исполнительному комитету,
администрациям районов города Гродно, районным исполнительным
комитетам разработать и утвердить инструкции об организации работы с
обращениями граждан.
Председатель В.Е.Савченко
Управляющий делами Н.Е.Присада
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Гродненского областного
исполнительного
комитета
03.08.2005 № 428
ИНСТРУКЦИЯ
об организации работы с обращениями граждан в Гродненском областном
исполнительном комитете
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция об организации работы с обращениями
граждан в Гродненском областном исполнительном комитете (далее -
Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6
июня 1996 года «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики
Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасці Вярхоўнага Савета
Рэспублікі Беларусь, 1996 г., № 21, ст. 376; Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089),
постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г.
№ 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства
по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и
о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан»
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г.,
№ 87, 5/16014).
2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения
предложений, заявлений, жалоб граждан (далее - обращения), порядок
ведения делопроизводства по обращениям и порядок организации приема
граждан в Гродненском областном исполнительном комитете (далее -
облисполком), комитетах, управлениях, отделах облисполкома.
3. Делопроизводство по обращениям в облисполкоме ведется
централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и
возлагается на отдел по правовой работе и организации приема граждан
облисполкома и лиц, на которых возложена обязанность ведения
делопроизводства по обращениям.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями
возлагается на председателя облисполкома, руководителей комитетов,
управлений, отделов облисполкома.
5. Должностные лица облисполкома при рассмотрении обращений
обязаны:
принимать меры для полного, объективного, всестороннего и
своевременного рассмотрения обращений;
соблюдать требования, установленные настоящей Инструкцией,
актами законодательства Республики Беларусь об обращениях;
принимать законные и обоснованные решения по результатам
рассмотрения;
письменно информировать граждан о решениях, принятых по
результатам рассмотрения обращений, аргументировав их принятие;
разъяснять порядок обжалования решений, принятых по
обращениям;
обеспечивать контроль за исполнением решений, принятых по
обращениям;
принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению
нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
решать в установленном порядке вопросы о привлечении к
ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод
и (или) законных интересов граждан.
ГЛАВА 2
РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
6. Все письменные обращения, поступившие в облисполком по
почте, телеграфу, факсимильной связи или иным путем, регистрируются
в день их поступления в отделе по правовой работе и организации
приема граждан облисполкома, управлениях, комитетах, отделах
облисполкома.
7. Регистрация письменных обращений в облисполкоме
осуществляется с использованием одной из следующих форм:
автоматизированной (электронной) - путем занесения данных о
документе в электронную регистрационно-контрольную карточку
обращения граждан (далее - РКК) по форме согласно приложению с
последующей корректировкой введенной информации в ходе работы по
рассмотрению обращения, карточной (в РКК), журнальной с графами,
аналогичными реквизитам РКК. Количество экземпляров регистрационных
карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета,
контроля, поиска, анализа работы по обращениям.
8. При поступлении обращений из вышестоящих государственных
органов, средств массовой информации, иных организаций, вышестоящих
должностных лиц в РКК вносятся реквизиты сопроводительного письма
или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).
9. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на
другом свободном от текста месте первой страницы ставится
регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и
регистрационный индекс.
10. Регистрационный индекс письменных обращений состоит из
начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего
обращения (например, А-2, где А - начальная буква фамилии автора,
2 - порядковый номер).
11. Повторным обращениям при их поступлении присваивается
очередной индекс.
Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того
же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого
обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения
или заявитель неудовлетворен данным ему ответом.
12. Обращения, направленные в облисполком вышестоящими
государственными органами, иными организациями (вышестоящими
должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения
обращения, берутся на особый контроль. На таких обращениях в правом
верхнем углу проставляется штамп «Контроль».
13. Письменным обращениям, полученным на личном приеме,
присваивается регистрационный номер, указанный в карточке личного
приема. Рассмотрение одного или нескольких поставленных в ходе
личного приема и указанных в письменном обращении вопросов
осуществляется одновременно согласно резолюции руководства,
указанной в карточке личного приема.
14. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех
случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или
когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени
отправления и получения обращения.
15. Именные пакеты с надписью: «Лично» передаются адресату в
закрытом виде, при этом регистрационный штамп ставится в правом
нижнем углу конверта и заполнение РКК производится по реквизитам
конверта.
ГЛАВА 3
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
16. После регистрации обращения в этот же день передаются на
рассмотрение председателю облисполкома, первому заместителю
председателя облисполкома, заместителям председателя облисполкома
согласно распределению обязанностей между председателем
облисполкома, первым заместителем председателя облисполкома,
заместителями председателя облисполкома (далее - руководство
облисполкома), утверждаемые председателем облисполкома или
руководителями комитетов, управлений, отделов облисполкома.
17. В соответствии с резолюцией руководства облисполкома или
руководителя комитетов, управлений, отделов облисполкома обращения
передаются специалистами отдела по правовой работе и организации
приема граждан облисполкома или лицом, на которое возложена
обязанность за ведение делопроизводства по обращениям, руководителям
Гродненского городского исполнительного комитета, администраций
районов города Гродно, районных исполнительных комитетов, их
структурных подразделений, областных организаций, комитетов,
управлений, отделов облисполкома с одновременным уведомлением об
этом заявителя, а содержание резолюции вводится в РКК.
18. Руководители, получившие обращения граждан для
рассмотрения, в зависимости от содержания обращения принимают
решение:
о проведении проверки и разрешении обращения граждан;
о направлении обращения в государственный орган, иную
организацию (должностному лицу), к компетенции которых относится
решение вопросов, изложенных в обращении;
о подготовке заявителю ответа с разъяснением, в какой
государственный орган, иную организацию (должностному лицу) ему
необходимо обратиться, если решение вопросов, изложенных в
обращении, не относится к их компетенции;
о подготовке заявителю письменного ответа с разъяснением
вопросов, изложенных в обращении.
19. Вся переписка по обращениям ведется за номерами,
присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения направляются на
бланках установленного образца за подписью руководства
государственного органа, дающего ответ.
20. В ответах, направленных в вышестоящие государственные
органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по
находящимся на контроле обращениям, указываются сведения об
уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения,
отметка об исполнителе.
21. После окончания проверки изложенных в обращении фактов и
исполнения принятого решения обращение с копией ответа,
завизированной должностными лицами, указанными в резолюции, и
документами, связанными с подготовкой ответа, возвращается
должностным лицом в отдел по правовой работе и организации приема
граждан облисполкома, комитет, управление, отдел облисполкома для
последующего внесения информации о результатах рассмотрения
обращения в РКК.
22. На каждом обращении после окончательного разрешения
поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и
направлении его в дело, указывается дата, ставится личная подпись
должностного лица, принявшего данное решение.
23. Переписка по обращениям хранится в отделе по правовой
работе и организации приема граждан облисполкома, комитетах,
управлениях, отделах облисполкома отдельно от других документов.
Обращения, ответы на них и другие документы, связанные с их
рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел. Дела формируются в течение календарного года.
24. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке
и подшиваются в последовательности решения вопроса. Каждое обращение
и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению,
составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения
повторного обращения или появления дополнительных документов они
подшиваются к данной группе документов.
25. При формировании дел проверяется правильность направления
документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные
обращения, а также неправильно оформленные документы не подлежат
оформлению в деле.
26. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с
их рассмотрением, - 5 лет.
ГЛАВА 4
РАЗРЕШЕНИЕ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
27. Письменные обращения считаются разрешенными, если
поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и
гражданам даны ответы в сроки, установленные законодательством об
обращениях граждан.
28. Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца
со дня их регистрации в отделе по правовой работе и организации
приема граждан облисполкома, а не требующие дополнительного изучения
и проверки - не позднее 15 дней.
При необходимости проведения специальной проверки, запроса
необходимой информации указанный срок может быть продлен
руководством облисполкома, но не более чем на один месяц с
одновременным уведомлением об этом граждан.
При необходимости направления запросов в иностранные
государства и (или) международные организации срок рассмотрения
может быть продлен руководством облисполкома до шести месяцев с
одновременным уведомлением об этом граждан.
29. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях
со дня регистрации его в отделе по правовой работе и организации
приема граждан облисполкома.
30. Письменные обращения должны соответствовать требованиям,
предъявляемым частями первой и второй статьи 7 Закона Республики
Беларусь «Об обращениях граждан». Обращения, не соответствующие
указанным требованиям, могут быть оставлены без рассмотрения с
уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления
обращений без рассмотрения.
31. Обращения, в которых не указаны фамилия, имя, отчество
либо данные о месте жительства и (или) работы (учебы) либо
отсутствует личная подпись гражданина, признаются анонимными и
рассмотрению не подлежат, за исключением тех обращений, в которых
содержатся сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном
преступлении.
Решение о рассмотрении анонимных обращений принимает
руководство облисполкома, руководители комитетов, управлений,
отделов облисполкома.
32. Повторные обращения, в которых не приводятся новые
сведения или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не
подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и
гражданам даны ответы в порядке, установленном настоящей
Инструкцией. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные
обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу
прекращается.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям
принимает председатель облисполкома или в его отсутствие первый
заместитель председателя облисполкома, руководители комитетов,
управлений, отделов облисполкома.
33. Запрещается передавать обращения в государственные органы,
иные организации (должностным лицам), действия или бездействие
которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение
данной категории обращений относится к исключительной компетенции
этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
34. Если решение вопросов, содержащихся в обращении, не входит
в компетенцию облисполкома, комитета, управления, отдела
облисполкома, то обращение в пятидневный срок направляется в
соответствующие государственные органы, иные организации
(должностным лицам) с уведомлением об этом граждан либо по данным
обращениям гражданам в пятидневный срок дается ответ с разъяснением,
в какой государственный орган, иную организацию, к какому
должностному лицу им необходимо обратиться.
35. В случае получения письменного заявления об отказе
гражданина от своего письменного обращения руководством
облисполкома, руководителем комитета, управления, отдела
облисполкома принимается решение о прекращении по нему производства,
за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о
нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
36. Сроки направления жалоб гражданами не должны превышать
трех лет со дня нарушения прав, свобод и (или) законных интересов
граждан или со дня, когда им стало известно об этом нарушении.
Должностные лица облисполкома вправе отказать в рассмотрении
жалобы в случае пропуска срока, установленного частью первой
настоящего пункта. Отказ в рассмотрении жалобы должен быть письменно
мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок.
37. Обращения, поступившие из редакции газет, журналов,
телевидения, радио и других средств массовой информации подлежат
рассмотрению в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об
обращениях граждан», законодательством Республики Беларусь о
средствах массовой информации и настоящей Инструкцией.
ГЛАВА 5
ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
38. Личный прием граждан в облисполкоме проводится
руководством облисполкома согласно утвержденному графику.
39. График приема граждан по личным вопросам утверждается
председателем облисполкома и вывешен у поста охраны милиции № 1
облисполкома.
40. Проведение руководством облисполкома выездного приема
граждан по месту жительства осуществляется согласно графику,
утверждаемому председателем облисполкома.
41. Прием граждан осуществляется в назначенный день и время в
порядке очередности.
42. При устном обращении гражданин обязан предъявить документ,
удостоверяющий его личность, и изложить суть обращения. Если с
аналогичным вопросом гражданин уже обращался в облисполком, перед
началом беседы руководством облисполкома изучаются имеющиеся
материалы.
43. Во время личного приема граждан для обеспечения
квалифицированного решения поставленных ими вопросов могут
привлекаться сотрудники соответствующих служб облисполкома.
44. Регистрация граждан, обратившихся на личном приеме к
руководству облисполкома производится в отделе по правовой работе и
организации приема граждан облисполкома путем занесения данных в
электронную РКК.
45. В электронную РКК вносится отметка о результатах
рассмотрения обращения граждан.
ГЛАВА 6
КОНТРОЛЬ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ И РАЗРЕШЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ
46. Руководство облисполкома, руководитель комитета,
управления, отдела облисполкома осуществляет непосредственный
контроль за соблюдением установленного законодательством и настоящей
Инструкцией порядка рассмотрения обращений граждан.
47. Контроль за сроками и порядком разрешения обращений
возлагается на отдел по правовой работе и организации приема граждан
облисполкома. О случаях нарушения порядка и сроков рассмотрения
обращений заведующий отделом по правовой работе и организации приема
граждан облисполкома обязан своевременно докладывать руководству
облисполкома.
48. Обращения, направленные на исполнение в Гродненский
городской исполнительный комитет, администрации районов города
Гродно, районные исполнительные комитеты, их структурные
подразделения, областные организации, комитеты, управления, отделы
облисполкома, берутся на контроль по указанию руководства
облисполкома. Контроль завершается только после полного разрешения,
если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены и дан ответ в
соответствии с действующим законодательством. Решение о снятии
обращения с контроля принимает руководитель облисполкома, его
рассматривавший.
ГЛАВА 7
ОТЧЕТНОСТЬ
49. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения,
при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при
необходимости рассматриваются на совещаниях руководства
облисполкома, заседаниях облисполкома.
50. Обращения систематически анализируются и обобщаются
отделом по правовой работе и организации приема граждан облисполкома
с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих
нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Результаты
анализа и работы с обращениями граждан ежегодно рассматриваются на
заседаниях облисполкома.
51. Состояние работы по рассмотрению обращений и приему
граждан учитывается при подведении итогов работы облисполкома.
Приложение
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан в
Гродненском областном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
_____________________________
(регистрационный номер)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес ______________________________________________________________
__________________________ контактный телефон ______________________
Дата поступления ____________ Дата повторных обращений _____________
Вид обращения ________ количество листов ______ приложений _________
Корреспондент, дата, индекс сопроводительного письма _______________
Социальная группа _______________ тематика _________________________
Содержание _________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
Руководитель ________________________ Дата резолюции _______________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата отправления _____ Срок исполнения ______ Дата исполнения ______
Результат решения __________________________________________________
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело № ___________________________________________
|
